Кассовые разрывы, бесконтрольный расход финансов, трудоемкий процесс сбора отчётности, ручное управление проектами, командой и т.д. это лишь небольшой список проблем в бизнесе, которые можно и нужно решать с помощью автоматизации процессов по сбору, хранению и обработке данных. Чтобы понять, почему этого необходимо не допускать, пройдемся по каждой более подробно, а дальше рассмотрим варианты решения.
Кассовые разрывы. Когда авансовые платежи используются для оплаты труда за выполненные прошлые проекты, расходы на офис, маркетинг и т.д. берутся с текущих поступлений. И это работает. Но работает до тех пор, пока не наступает кризис или теряется крупный клиент или происходит задержка с новыми заказами. Если не контролировать точную сумму на сегодня, сколько же в данный момент можно использовать, неминуемо возникают кассовые разрывы. В этом случае берутся кредиты, достаются собственные средства собственника, происходят увольнения с задержкой выплаты зарплат и т.д. Как правило эти мероприятия сопровождаются займами под высокие проценты, сокращением бюджетов на маркетинг, фонды развития и т.д. То есть в конечном итоге увеличивая нарастающий долг.
Финансы ведутся в Excel таблицах. Более продвинутые ведут их в Google Sheets, но суть таже. Как правило таких таблиц 10-15 шт и больше. Причем у многих есть бухгалтерские программы и онлайн сервисы для этих целей, но в них работают бухгалтера, которые контролируют средства для налоговой отчетности. Собственник же дублирует информацию как правило в таблицах. Кто-то идет дальше и строит графики, занимается аналитикой. Но это занимает много времени и не дает возможности в любую минуту сказать точно, сколько мы можем безболезненно для компании потратить или вывести прямо сейчас или через какой-то промежуток времени. И это проблема, которая не дает быстро расти, не дает быстро принимать решения, отнимает много времени..
Ошибки при расчетах. Работая в экселе или нескольких специализированных сервисах неминуемо человеческий фактор играет значительную роль. Перенос данных из одного сервиса в другой не только отнимает много времени но и получается сломанный телефон. Где-то пропустили запятую, случайно удалили формулу, не рассмотрели или не услышали.
Отсутствие контроля за ситуацией. Это негативно сказывается на настроении собственника и команды, скорости и правильности принимаемых решений. Как результат, делегирование полномочий превращается в сложный, трудоемкий процесс и как правило происходит через силу, когда уже настолько это надоедает или в силу каких-то событий, когда самому уже невозможно выполнять эти операции. А чем дольше собственник занимается рутиной, тем хуже для компании.
Эти проблемы можно решить несколькими способами:
Первый способ. Использовать готовые решения в виде SaaS-продуктов, платных и бесплатных сервисов.
Как минимум использовать специализированные сервисы, например такие как:
Важно интегрировать их между собой. У большинства сервисов на сегодня есть открытый API. Связать все воедино поможет ваш разработчик или, например, zapier.com и аналоги, при наличии у них интеграции с вашими сервисами.
Использование готовых решений подходит небольшим компаниям, которые понимают ценность автоматизации процессов. Им подходят готовые решения и они пока могут мириться с ними, либо тем, кто пока не может себе позволить разработку собственных решений под конкретные нужды компании.
Плюсы:
Минусы этого решения:
Второй способ. Разработка собственного веб-сервиса. Это решение подходит для компаний, которые четко понимают, что они в этом бизнесе всерьез и надолго, хотят отстроиться от конкурентов, существующие решения не соответствуют всем потребностям их бизнеса, идут по пути оптимизации трудозатрат и они готовы вкладываться на перспективу.
Плюсы своего веб-сервиса автоматизации компании:
Минусы:
Признаки, по которым можно понять, что требуется автоматизация процессов
На длительность процесса влияет:
Как понять, готова ли компания к разработке собственного решения или же лучше использовать сторонние сервисы
Если это про вас, то можно задуматься над разработкой собственного решения. Если нет, то поищите что-то готовое на рынке и начать лучше с выбора базы вокруг которой будет строиться облачная инфраструктура, например какая-то CRM-система. И уже к ней подключать различные решения, которых в ней нет.
В любом случае, лучше автоматизировать хотя бы часть работы, чем это не делать вообще.