Зачем компаниям использовать SaaS-сервисы и собственные разработки

Кассовые разрывы, бесконтрольный расход финансов, трудоемкий процесс сбора отчётности, ручное управление проектами, командой и т.д. это лишь небольшой список проблем в бизнесе, которые можно и нужно решать с помощью автоматизации процессов по сбору, хранению и обработке данных. Чтобы понять, почему этого необходимо не допускать, пройдемся по каждой более подробно, а дальше рассмотрим варианты решения.

Кассовые разрывы. Когда авансовые платежи используются для оплаты труда за выполненные прошлые проекты, расходы на офис, маркетинг и т.д. берутся с текущих поступлений. И это работает. Но работает до тех пор, пока не наступает кризис или теряется крупный клиент или происходит задержка с новыми заказами. Если не контролировать точную сумму на сегодня, сколько же в данный момент можно использовать, неминуемо возникают кассовые разрывы. В этом случае берутся кредиты, достаются собственные средства собственника, происходят увольнения с задержкой выплаты зарплат и т.д. Как правило эти мероприятия сопровождаются займами под высокие проценты, сокращением бюджетов на маркетинг, фонды развития и т.д. То есть в конечном итоге увеличивая нарастающий долг. 

Финансы ведутся в Excel таблицах. Более продвинутые ведут их в Google Sheets, но суть таже. Как правило таких таблиц 10-15 шт и больше. Причем у многих есть бухгалтерские программы и онлайн сервисы для этих целей, но в них работают бухгалтера, которые контролируют средства для налоговой отчетности. Собственник же дублирует информацию как правило в таблицах. Кто-то идет дальше и строит графики, занимается аналитикой. Но это занимает много времени и не дает возможности в любую минуту сказать точно, сколько мы можем безболезненно для компании потратить или вывести прямо сейчас или через какой-то промежуток времени. И это проблема, которая не дает быстро расти, не дает быстро принимать решения, отнимает много времени..

Ошибки при расчетах. Работая в экселе или нескольких специализированных сервисах неминуемо человеческий фактор играет значительную роль. Перенос данных из одного сервиса в другой не только отнимает много времени но и получается сломанный телефон. Где-то пропустили запятую, случайно удалили формулу, не рассмотрели или не услышали.

Отсутствие контроля за ситуацией. Это негативно сказывается на настроении собственника и команды, скорости и правильности принимаемых решений. Как результат, делегирование полномочий превращается в сложный, трудоемкий процесс и как правило происходит через силу, когда уже настолько это надоедает или в силу каких-то событий, когда самому уже невозможно выполнять эти операции. А чем дольше собственник занимается рутиной, тем хуже для компании. 

Эти проблемы можно решить несколькими способами:

Первый способ. Использовать готовые решения в виде SaaS-продуктов, платных и бесплатных сервисов.

Как минимум использовать специализированные сервисы, например такие как:

• бухгалтерская отчетность (quickbooks, 1С);
• аналитика и дашборды (maxdat, tableau, Microsoft Power BI);
• шаблонизаторы писем (spark);
• управление проектами (asana, trello);
• CRM (salesforce, pipedrive, amoCRM, битрикс24);
• проверка грамматики (grammarly, главред);
• мессенджеры для коммуникаций внутри команды (slack, amo);
• генераторы коммерческих предложений и т.д.

Важно интегрировать их между собой. У большинства сервисов на сегодня есть открытый API. Связать все воедино поможет ваш разработчик или, например, zapier.com и аналоги, при наличии у них интеграции с вашими сервисами. 

Использование готовых решений подходит небольшим компаниям, которые понимают ценность автоматизации процессов. Им подходят готовые решения и они пока могут мириться с ними, либо тем, кто пока не может себе позволить разработку собственных решений под конкретные нужды компании.

Плюсы: 

Минусы этого решения: 

• большое количество сервисов рассредотачивает внимание;
• при большом количестве сотрудников суммарная стоимость сервисов в год может превышать стоимость разработки собственного единого сервиса включающего в себя весь необходимый функционал;
• много окон в браузере;
• у всех разные интерфейсы, что негативно влияет на эффективность;
• приходится платить за каждый сервис и контролировать сроки оплат;
• как правило используется до 40-70% всего функционала, остальное просто не подходит, но платить приходится за все 100%;
• поддержка интеграции за свой счет. Кто-то будет обновляться и какие-то интеграции могут переставать работать;
• ограничены публичным API, то есть нет возможности брать все, что хотим из одного сервиса и передавать во второй;
• не у всех есть открытый API;
• нет возможности обеспечить конфиденциальность данных;
• зависимость от сторонних сервисов и их политики. Могут закрыться, изменить ценовую политику, не развиваться, закрыть используемые методы в API и добавить новые;
• при росте компании все равно придется переходить на персонализированные решения. Будет требоваться перенос накопленной базы данных из десятка сервисов в одно готовое или индивидуальное решение.

Второй способ. Разработка собственного веб-сервиса. Это решение подходит для компаний, которые четко понимают, что они в этом бизнесе всерьез и надолго, хотят отстроиться от конкурентов, существующие решения не соответствуют всем потребностям их бизнеса, идут по пути оптимизации трудозатрат и они готовы вкладываться на перспективу.

Плюсы своего веб-сервиса автоматизации компании: 

• разработка только необходимого и полезного функционала, ничего лишнего;
• можно собирать, хранить и обрабатывать все необходимые данные в одном месте;
• высокая степень защиты конфиденциальности данных, как минимум это можно сделать, в отличии от использования множества сторонних сервисов;
• работа из одной вкладки браузера или мобильного приложения;
• построение любых отчетов;
• настройка любых типов уведомлений и коммуникаций;
• единый доступ к управлению всеми ресурсами компании;
• единый интерфейс;
• возможность быстрого роста компании за счет полного контроля над процессами;
• возможность доработки системы под потребности компании по мере ее роста и развития.

Минусы:

• более высокие вложения на старте по отношению к стоимости отдельного готового сервиса; 
• поддержка и развитие системы за свой счет.

Признаки, по которым можно понять, что требуется автоматизация процессов

• в процессе задействовано большое количество людей;
• процесс занимает много времени, в нем присутствуют рутинные повторяющиеся задачи, отнимающие время;
• в процессе участвует большое количество документации, сотрудники тратят время на поиск нужных документов;
• требуется обработка значительных массивов данных;
• Всем известно, что время – деньги. Длительные процессы – это время ожидания клиента, как следствие – недовольство, а в каких-то случаях – замороженные активы.

На длительность процесса влияет:

• неслаженность работы;
• трудоемкие ручные операции в процессе;
• возникновение «бутылочного горлышка» (нагрузка на ресурс больше, чем его возможности).

Как понять, готова ли компания к разработке собственного решения или же лучше использовать сторонние сервисы 

• ваша компания растет;
• у вас есть в наличии достаточное количество клиентов и налажен поток их привлечения;
• налажена система эффективного общения с клиентами;
• вы точно знаете, какие задачи сотрудники компании будут выполнять в программе;
• вы уже представляете, как будут функционировать процессы;
• ваш персонал готов к изменениям;
• ТОП-состав компании заинтересован в оптимизации работы;
• большинство бизнес-процессов в компании описаны;
• разработаны положения и должностные инструкции;
• четко выстроена организационная структура или есть понимание, как она должна выглядеть.

Если это про вас, то можно задуматься над разработкой собственного решения. Если нет, то поищите что-то готовое на рынке и начать лучше с выбора базы вокруг которой будет строиться облачная инфраструктура, например какая-то CRM-система. И уже к ней подключать различные решения, которых в ней нет.

В любом случае, лучше автоматизировать хотя бы часть работы, чем это не делать вообще.